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Herramientas para crear facturas y presupuestos 2018

A día de hoy es impensable que cualquier autónomo o emprendedor no tenga un programa para hacer facturas y presupuestos, por eso os traemos las claves para saber elegir el mejor programa de facturación de autónomos.

Hablamos de un mercado que ya está muy estable y en el que encontramos soluciones realmente interesantes y con precios sorprendentes por pago por uso o Saas. Hablamos sobre esta modalidad de aplicaciones en este artículo sobre Cloud Computing.

En la mayoría de los casos será mas que suficiente estas herramientas para el día a día en tu negocio, ya que incluyen muchas opciones que vamos a explicar en este artículo.

 

 

¿Qué es un programa de facturación?

Cuando hablamos sobre un software de este tipo no queremos referirnos al Excel o hoja de cálculo, sabemos que a día de hoy son muchos los autónomos y pymes que lo usan. Pero gracias a las soluciones que veremos hoy y por un coste mensual por uso tu negocio y empresa será mucho más eficiente y ahorrarás costes.

Podremos controlar las facturas, los movimientos de nuestro banco, la contabilidad, los proyectos que tenemos en marcha incluso la comunicación con nuestros clientes gracias a los CRM.

 

Funciones de los programas de facturación

Aunque es tengamos claro que queremos este tipo de aplicación para hacer facturas y presupuestos, es muy interesante que evaluemos todas las funciones que nos ofrecen cada una de las soluciones. Ya que aunque creamos lo contrario nos pueden ayudar en áreas de nuestro negocio que ni nos imaginamos. Veamos las partes clave:

Facturación y presupuestos

Bueno quizá esta se la parte por la que estás leyendo este artículo, pues bien no pensemos en este módulo del software como un apartado solo para crear facturas. Gracias a esto podrás:

  • Controlar tanto las ventas como las compras.
  • Gestionar tus pedidos y albaranes.
  • Controlar el estado de tus propuestas y presupuestos.
  • Mecanizar la introducción de facturas de proveedores, gracias al OCR.
  • Personalizar tus formatos de facturas.
  • Automatizar el envío de facturas recurrentes, de forma automática.
  • Integrar con tu tienda online.
  • Enviar facturas electrónicas.
  • Sacar informes detallados y precisos.

Como puedes ver no estamos hablando de solo hacer facturas y presupuestos, si te paras a analizar cada función de las que te detallamos y a calcular el tiempo que te lleva el hacerlo de forma manual, es evidente que supone un ahorro muy importante para tu empresa.

Contabilidad

Aunque somos pocos los que nos atrevemos a llevar nuestra contabilidad nosotros mismos, gracias a estas aplicaciones podemos por lo menos tener gran parte del trabajo hecho para que nuestro asesor le de el visto bueno. Algunas funciones a destacar son:

  • Puedes automatizar tus apuntes contables.
  • Sincronizar apuntes con tus bancos.
  • Introducir gastos de forma sencilla y automática.
  • Sacar y presentar tus obligaciones e impuestos.
  • Exportar datos a otros aplicaciones contables.
  • Controlar el estado económico del negocio en cualquier momento.

Cashflow o previsiones

Algo que nos ha llamado la atención y nos ha encantado de alguna de las aplicaciones es la posibilidad de llevar el cashflow de nuestro negocio. Aunque pienses que en un pequeño negocio esto no es necesario te equivocas. Con esta función podrás ver el estado en tiempo real de tu negocio y lo que es más importante, podrás tener una previsión gracias a los datos de ventas, presupuestos, gastos, etc.

Proyectos

Somos muchos lo que no solo vendemos un producto sino que trabajamos en base a proyectos, como puede ser el desarrollo web o marketing. Pues gracias a esta funcionalidad que añaden algunas de estas aplicaciones podremos controlar por ejemplo:

  • El número de horas dedicadas a cada proyecto controlando el tiempo empleado.
  • Los gastos asignados a cada uno de ellos.
  • Las tareas pendientes y asignada a cada miembro de tu equipo.
  • Y lo más importante, saber la rentabilidad de cada uno de los proyectos.

Te sorprenderá el conocer realmente cuanto está invirtiendo en cada negocio y saber con exactitud cuanto debes cobrar por los trabajos que realices. Esta es una parte muy importante para que tu proyecto sea un éxito y no cobres por debajo de lo que deberías.

Inventario o Stockaje

Desde aquí controlarás todos los productos de tu negocio, controlando a tiempo real todo. Ten en cuenta que puedes conectar incluso con nuestra tienda online, tener varias tarifas, saber los precios de compra que te dieron tus distribuidores, etc.

CRM

Creo que a estas alturas ya habrás comprobado por ti mismo o habrás escuchado que es muy importantes tener una comunicación fluida tanto con tus potenciales clientes como con los clientes. Pues bien, los CRM sirven para eso. Entre otras cosas podrás:

  • Controlar en que momento se encuentra ese presupuesto que enviaste.
  • Tener el control de las llamadas, email y reuniones que has tenido.
  • Diseñar un embudo de ventas para saber como y cuando actuar con tu cliente.
  • Tener una previsión de los proyectos que tendrás los próximos meses.

Terminal Punto de Venta o TPV

Si tienes un negocio tradicional en el que usas un terminal de venta, esta opción puede venirte muy bien. Ya que gracias a ella podrás introducir los artículos que vendes de forma sencilla e intuitiva. Aunque también podrás realizar ventas en factura con el área correspondiente.

¿Qué programa para hacer facturas y presupuestos elegir?

Aunque para elegir el software de facturación adecuado podrás guiarte principalmente por la funciones que te hemos detallado, hay otras preguntas que debes hacerte para elegir el que más se adapta a ti y tu negocio.

Capacidad de contactos: Algunas de las aplicaciones de gestión que vamos a presentarte te limitan el número de contactos que puedes introducir. En función de la versión que elijas podrás tenerlas hasta ilimitadas.

Usuarios: Una cosa son los contactos que puedes llegar a introducir y otra cosa son los usuarios de la empresa que podrán usar la aplicación.

Productos: También podemos encontrarnos con limitaciones a la hora de introducir el número de productos en nuestra sección de stock.

Capacidad: Al estar hablando de aplicaciones que están en la nube (cloud) puede que estén limitadas por capacidad. Según la versión que contratemos podremos elegir la que más se adapta a nuestras necesidades.

Soporte: Aunque todas las suscripciones incluye soporte, puede que nos encontremos con soporte vía email, chato incluso teléfono directo.

API: Si nuestra aplicación nos permite esta opción, nos dará opción a poder “conectar” nuestra aplicación con sistemas externos a medida. Esta opción es más avanzada y se suele usar para características concretas, para las cuales necesitarás a un programador.

Sincronización Bancaria: Sabemos que aún hay muchas personas a las que le preocupan sus datos bancarios, pero esta opción nos ahorrará mucho trabajo.

Integración con Ecommerce: La gran mayoría de los negocios ya sean tradicionales o 100″ online cuentan con tienda online. Con esta integración tendrás todo controlado.

Plantillas personalizables: Aunque todas las soluciones te permiten crear tus propias facturas, hay programas con los que puedes personalizar distintos diseños y documentos.

Multidivisas: ¿Vendes solo en euros o utilizas otro tipo de divisas?, esto es importante y no puedes pasarlo por algo.

Conexión asesor: Algunas de estas soluciones te facilitan la conexión directa con tu asesor, aunque tampoco debe de ser una cosa que te condiciones. Ya que todas permiten exportar datos fácilmente importables por todas las soluciones del mercado.

Versiones móviles: Aunque a todas las aplicaciones de facturación se accede vía web hay algunas que también tiene aplicación móvil, tanto para iOS como Android.

Los mejores programas para hacer facturas y presupuestos 2018

Después de ver todas las funciones y características que podemos encontrar en el mercado, vamos a ver las aplicaciones más usadas para hacer presupuestos y facturas gratis.

En ellas confían tanto emprendedores y autónomos como pymes y grandes empresas. Al ser aplicación de gestión SaaS, podemos usar desde su versión de programa para hacer presupuestos y facturas gratis hasta las soluciones de facturación más avanzadas del mercado.

 

 

Holded

Son muchos los programas que hay en el mercado de facturación y contabilidad, pero Holded va más allá. No solo nos permite esto sino que nos permite gestionar cualquier área de la empresa de forma sencilla e intuitiva. Facturación, contabilidad, inventario e incluso CRM integrado en un mismo lugar.

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Debitoor

Debitoor es la herramienta perfecta para que los emprendedores que no quieran complicarse demasiado.Pero sin renunciar a llevar el control de su facturación y contabilidad. Tiene aplicación móvil y sincronización bancaria. Además es totalmente personalizable.

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Quipu

Quipu es un programa de facturación para empresas, autónomos y asesorías. Este software de facturación te ahorra 11 horas al mes en la gestión de tu negocio. Entre otras funcionalidades te permite tener la facturación ilimitada, subir tickets y facturas con el móvil o e-email para contabilizar tus gastos incluso sincronizar con tu banco.

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Keyandcloud

Aunque no lleva mucho tiempo en el mercado es evidente nada más verla que ha venido a quedarse. Podrás gestionar todo lo relacionado con tu negocio de forma muy simple e intuitiva, automatizando muchas áreas de la empresa.

Como hemos hablado anteriormente KeyandCloud también tiene en cuenta el papel de los asesores. Pudiendo estos controlar parte de la plataforma para estar en tiempo real conectados con el negocio.

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Quaderno

Aunque Quaderno no está centrada principalmente es la creación de facturas y prepuestos, hemos querido analizarla porque tiene un módulo de facturación.

Lo que hace Quaderno es simplifica y mejora la gestión de tus impuestos. Calculando los impuesto en tiempo real y centralizando toda tu información tributaria.

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Billage

Billage es una gran aplicación que se basa en tres grandes áreas: la facturación, la gestión de proyectos y un fantástico CRM. Esta aplicación cubrirá cada área de nuestro negocio.

Es una solución que usan más de 12500 empresas y autónomos, incluyendo también a grandes empresas. Entre uno de sus módulos a destacar está la del capturador de ticket automático, con el que nos olvidaremos de los ticket en papel.

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Si lo que estás buscando son herramientas que te ayuden a ser más organizado, en el siguiente artículo destacamos 5 apps para ser más productivos en el trabajo, o si prefieres, 7 aplicaciones móviles para ahorrarte trabajo.

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